Firma działa od pięciu, dziesięciu, czasem dwudziestu lat. Ma klientów, pracowników, księgowość, umowy i procedury. Właściciel zna swój biznes od podszewki. Kiedy jednak pada pytanie: „Kiedy ostatni raz ktoś sprawdzał Państwa obowiązki środowiskowe?”, odpowiedź zaskakująco często brzmi: „Nigdy”. Przedsiębiorca nie musi być specjalistą od ochrony środowiska. Trudno oczekiwać, że będzie na bieżąco śledził wszystkie regulacje dotyczące BDO, KOBiZE, odpadów, opakowań czy emisji. Problem pojawia się wtedy, gdy przez wiele lat nikt nie sprawdził, jakie obowiązki rzeczywiście dotyczą konkretnej firmy.
„Przecież wszystko robimy tak jak zawsze”
To jedno z najbardziej zdradliwych zdań, jakie może usłyszeć audytor.
Firma mogła rozpocząć działalność w czasie, gdy obowiązywały inne przepisy. Później zmieniła ofertę, kupiła nowe urządzenia, zaczęła importować towary albo wprowadzać na rynek produkty w opakowaniach. Mogła rozbudować zakład, zmienić ogrzewanie lub rozpocząć nowy proces technologiczny. Każda z takich zmian może mieć znaczenie z punktu widzenia obowiązków środowiskowych. I właśnie dlatego fakt, że przez lata „nikt się nie czepiał”, nie daje pewności, że wszystko jest w porządku.
Samo pytanie o BDO nie wystarczy
Podczas audytu nie wystarczy sprawdzić, czy przedsiębiorca ma wpis do BDO. Najpierw trzeba zrozumieć, jak naprawdę funkcjonuje firma. Co kupuje i sprzedaje? Czy coś importuje? Jakich urządzeń, paliw i substancji używa? Jakie odpady powstają podczas działalności? Czy firma wprowadza na rynek produkty lub opakowania? Czy posiada źródła emisji? Dopiero zestawienie tych informacji pozwala ocenić, jakie obowiązki mogą dotyczyć przedsiębiorstwa. Najważniejsze jest więc nie tylko sprawdzenie dokumentów, ale porównanie ich ze stanem faktycznym.
„Księgowa nic nie mówiła”
Takie zdanie również często pojawia się podczas rozmów z przedsiębiorcami. Biuro rachunkowe zajmuje się księgowością, podatkami czy kadrami, ale nie oznacza to automatycznie, że analizuje wszystkie obowiązki firmy w zakresie ochrony środowiska. To odrębny obszar, który wymaga osobnej weryfikacji. Brak informacji ze strony księgowości nie oznacza więc, że dany obowiązek nie istnieje.
Audyt zanim pojawi się kontrola
Słowo „audyt” wielu przedsiębiorcom kojarzy się z kontrolą, karą i szukaniem błędów. Tymczasem jego sens można sprowadzić do znacznie prostszego pytania:
Co możemy poprawić, zanim problem zauważy ktoś inny?
Najlepszym momentem na taką analizę nie jest chwila, gdy przychodzi kontrola, wezwanie do złożenia wyjaśnień albo zbliża się termin sprawozdania i nagle okazuje się, że brakuje danych. Znacznie lepiej zrobić to wtedy, gdy firma normalnie funkcjonuje i bez presji można uporządkować dokumentację czy poprawić procedury.
Co może obejmować audyt środowiskowy?
Zakres zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Sprawdzeniu mogą podlegać m.in. rejestracja i sprawozdawczość w BDO, obowiązki wobec KOBiZE, gospodarka odpadami, wprowadzanie produktów i opakowań na rynek, źródła emisji oraz dokumentacja środowiskowa.
Najważniejsze pozostaje jednak jedno: czy dokumenty odpowiadają temu, co rzeczywiście dzieje się w firmie.
Z notatnika audytora
Najciekawsze przypadki wcale nie muszą dotyczyć przedsiębiorców świadomie ignorujących przepisy. Często jest dokładnie odwrotnie. Firma ma dokumentację, umowy, wpisy i składa sprawozdania. Właściciel jest przekonany, że wszystko działa prawidłowo. Tylko od kilku lat nikt nie zadał jednego pytania:
Czy to, co mamy w dokumentach, nadal odpowiada temu, jak działa nasza firma?
Przedsiębiorstwa zmieniają się szybciej niż ich dokumentacja. Pojawiają się nowe maszyny, produkty, dostawcy, technologie czy kierunki sprzedaży. Wraz z nimi mogą zmieniać się obowiązki. Dlatego analiza wykonana raz, przy zakładaniu działalności, nie zawsze wystarcza na kolejne lata.
Pięć pytań dla przedsiębiorcy
- Czy ktoś w ostatnich dwóch latach kompleksowo sprawdził nasze obowiązki środowiskowe?
- Czy dokumentacja odpowiada temu, co rzeczywiście robimy?
- Czy ostatnie zmiany w firmie mogły spowodować powstanie nowych obowiązków?
- Czy wiemy, jakie obowiązki dotyczą nas poza BDO?
- Czy w razie kontroli jesteśmy w stanie szybko przedstawić kompletną dokumentację?
Jeżeli przy którymś z tych pytań pojawia się odpowiedź „nie wiem”, warto sprawdzić dlaczego. Przedsiębiorca nie musi znać wszystkich przepisów środowiskowych. Powinien jednak wiedzieć, jakie obowiązki dotyczą jego firmy i czy są prawidłowo realizowane. Bo zmieniają się przepisy, zmienia się firma, a razem z nią mogą zmienić się także jej obowiązki.
Autorką tekstu jest Beata Szafran, właścicielka firmy Esperto di Affari, Doradztwo Środowiskowe . Specjalizuje się w doradztwie z zakresu ochrony środowiska dla przedsiębiorstw w całej Polsce. Na co dzień wspiera firmy z różnych branż w zakresie obowiązków wynikających z systemu BDO, raportowania KOBiZE, opłat środowiskowych, gospodarki odpadami, F-gazów .Przeprowadza audyty środowiskowe i pomaga przedsiębiorcom unikać kar za niedopełnienie wymogów prawnych. W bazie klientów ma blisko 1000 podmiotów, realizując ponad 24 000 raportów wniosków i analiz środowiskowych. Kontakt : [email protected]
Esperto di Affari
Zakres usług:
• BDO – Baza Danych o Odpadach
• KOBiZE – raportowanie emisji
• BDS – SZWO i F-gazy
• SUP – obowiązki związane z produktami jednorazowego użytku z tworzyw sztucznych
• PPWR – obowiązki wynikające z nowych przepisów dotyczących opakowań i odpadów opakowaniowych
• Audyty i doradztwo środowiskowe
• Sprawozdawczość środowiskowa
• Analiza obowiązków przedsiębiorcy w zakresie ochrony środowiska
Komentarze