-Po starcie KSeF: to był problem systemu państwa czy chaos po stronie firm? Gdyby miała Pani wskazać jednego winnego - bliżej do błędu systemowego czy ludzkiego? Minęły pierwsze tygodnie - czy KSeF realnie coś uprościł, czy tylko przeniósł papierowy chaos do internetu
- Po starcie KSeF trudno mówić wyłącznie o „chaosie firm” albo wyłącznie o „winie przedsiębiorców”. Źródło problemu było w dużej mierze systemowe.
Przedsiębiorcy dostali obowiązek, ale nie dostali stabilnego i w pełni przetestowanego środowiska. Wystarczy przypomnieć doświadczenia z ePUAP - przeciążenia, blokady, brak dostępności w kluczowych momentach. To pokazuje, że cyfryzacja administracji w Polsce bywa wdrażana szybciej niż dopracowywana. Oczywiście po stronie firm również pojawiły się błędy: niedostosowane programy, brak procedur, chaos organizacyjny. Jednak to państwo zmieniło reguły gry i narzuciło centralny system, więc odpowiedzialność za jego stabilność jest fundamentalna.
Czy KSeF coś uprościł? Na dziś raczej przeniósł kontrolę i formalizm z papieru do internetu. Uproszczenie może przyjść w dłuższej perspektywie, ale pierwsze tygodnie pokazały, że cyfryzacja bez pełnej gotowości technicznej generuje napięcia zamiast je redukować.
- Czy KSeF to cyfryzacja, czy po prostu nowy koszt prowadzenia firmy? Gdy system nie działa to kto ponosi ryzyko: państwo, księgowa czy przedsiębiorca?
- KSeF formalnie jest elementem cyfryzacji administracji skarbowej, ale w praktyce dla przedsiębiorcy oznacza także realny koszt prowadzenia firmy. Zmienia sposób wystawiania faktur, wymusza dostosowanie oprogramowania, integrację systemów i zwiększa odpowiedzialność operacyjną. To więc cyfryzacja, ale w dużej mierze finansowana przez firmy, bo to firma ponosi całkowity koszt wdrożenia, ryzyko techniczne, a także końcową odpowiedzialność za poprawność wysyłki. Państwo zyskuje natychmiastowy dostęp do danych, większą szczelność systemu VAT i automatyzację kontroli.
Gdy system państwowy nie działa, obowiązuje tryb awaryjny i przedsiębiorca nie powinien ponosić kary. Natomiast jeśli problem jest po stronie firmy (np. brak internetu, błąd programu, niewysłana faktura), odpowiedzialność spoczywa na przedsiębiorcy. Wobec urzędu zawsze odpowiada podatnik, czyli właściciel firmy.
- Wielu przedsiębiorców myśli: „jeszcze nie wystawiam w KSeF, to mnie nie dotyczy”. To groźne myślenie?
- Myślenie „jeszcze mnie to nie dotyczy” jest krótkowzroczne. Krajowy System e-Faktur nie jest projektem fakultatywnym, tylko elementem systemowej zmiany sposobu raportowania VAT. Nawet jeśli dziś ktoś nie wystawia faktur w KSeF, to prędzej czy później znajdzie się w łańcuchu podmiotów, które będą tego wymagały - kontrahenci, biura rachunkowe, systemy księgowe. Rzeczywiście pojawiają się postulaty przesunięcia terminu lub nawet wycofania obowiązku, ale na dziś to dyskusja polityczno-gospodarcza, a nie obowiązujące prawo.
Budowanie strategii firmy na założeniu, że „może to odwołają”, jest ryzykowne. Najgorszym scenariuszem jest brak przygotowania w momencie, gdy obowiązek zacznie realnie egzekwować administracja.
To nie znaczy, że trzeba panikować. Trzeba natomiast monitorować przepisy, sprawdzić gotowość oprogramowania i ustalić procedury. Odkładanie tematu zwiększa koszt i stres w przyszłości.
W tym sensie to myślenie jest groźne - nie dlatego, że zmiany są jutro, ale dlatego, że mogą wejść szybciej, niż wielu zakłada.
-Brak kar w 2026 to ulga czy tykająca bomba z opóźnionym zapłonem?
- Brak kar w 2026 roku w kontekście KSeF można traktować jako okres ochronny, ale nie jako zniesienie obowiązku. To raczej bufor wdrożeniowy niż realna ulga systemowa.
Z jednej strony to dobra wiadomość - przedsiębiorcy dostają czas na dostosowanie systemów, przetestowanie integracji i uporządkowanie procedur bez natychmiastowego ryzyka sankcji finansowych. To zmniejsza presję i pozwala uniknąć chaosu przy starcie. Z drugiej strony to może działać jak „uśpienie czujności”. Brak kar nie oznacza braku obowiązku. Dane nadal trafiają do systemu, a błędy, zaniedbania czy brak przygotowania mogą się kumulować. Gdy okres ochronny się skończy, administracja będzie miała pełny wgląd w historię działań. Wtedy reakcja może być już systemowa i zautomatyzowana.
Czy to bomba z opóźnionym zapłonem? Tylko dla tych, którzy potraktują brak sankcji jako sygnał, że można nic nie robić. Dla firm, które wykorzystają ten czas na uporządkowanie procesów, to raczej bezpieczny okres przejściowy niż zagrożenie.
- Czy po starcie KSeF to księgowi stali się „pierwszą linią ognia” - buforem między chaosem systemu a wkurzonym przedsiębiorcą?
- Po starcie KSeF księgowi faktycznie w wielu firmach stali się pierwszą linią ognia. To do nich dzwoni przedsiębiorca, gdy faktura „nie przechodzi”, system zwraca błąd albo kontrahent twierdzi, że dokumentu nie widzi. Emocje trafiają więc najpierw do biura rachunkowego, nie do ministerstwa.
W praktyce księgowy pełni dziś rolę bufora między technologią państwową a biznesem. Tłumaczy komunikaty systemowe, wyjaśnia procedury awaryjne, uspokaja sytuację, często nie mając wpływu na samą stabilność systemu. Jednocześnie formalna odpowiedzialność podatkowa nadal spoczywa na przedsiębiorcy, co dodatkowo komplikuje relacje. To pokazuje, że KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale zmiana modelu pracy księgowych - księgowi stali się operatorami systemu i doradcami w zakresie ryzyka cyfrowego. I to oni w pierwszej kolejności amortyzują napięcia wynikające z niedoskonałości wdrożenia..
Komentarze